AfVT
INTITULE DU POSTE : Secrétaire polyvalent.e
MISSION (c’est la raison d’être du poste, sa contribution au service) :
En charge du suivi administratif de l’Association, le/la Secrétaire polyvalent.e assure l’accueil téléphonique du public et des partenaires et la boîte mail généraliste. Identifie et qualifie la demande et oriente vers les collègues ou les services et les professionnels concernés. Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la structure. S’assure de la fonctionnalité des locaux.
POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME : Association AfVT
LIENS HIERARCHIQUES : Sous la responsabilité du Directeur des projets de l’association
ACTIVITES PRINCIPALES (activités réalisées de manière régulière qui constituent l’essentiel du travail)
*Certains contenus produits seront à valider par le Directeur
– Assure l’accueil téléphonique du public : Renseigner, informer et orienter en interne
– Assure le suivi administratif au sein de la structure :
– Tenue du cahier de messages
– Gestion de la boîte mail générique
– diffusion d’informations par mail (aux salariés, au CA, au bureau, aux adhérents) *
– Gestion du courrier (réception, rédaction de lettres, envoi *)
– Classement et archivage de documents, rédaction de comptes-rendus *
– Organisation de RDVs et réunions.
– Tenue des agendas de manifestations, missions, déplacements (réservations, transports, hébergements…).
–Assistance au montage des dossiers de demandes de subventions publiques et privées en collaboration avec le Directeur. Préparation des dossiers administratifs (pré-saisie, photocopies, scans, envois…)
–Suivi des contributions et des dons (Adhérents, Site Web, ONG Conseil, HelloAsso) Traitement et reçus fiscaux*- Participe au suivi de la comptabilité : traite les factures et notes de frais, renseigne les tableaux et les outils de suivi en lien avec l’ensemble de l’équipe (Directeur, Trésorier et Bureau). Classement et archivage des pièces comptables.
– Contribue au suivi RH en lien avec le Directeur : renseigner les tableaux et outils de suivi RH. Suivi des congés et préparation des documents pour les paies avec le prestataire RH (hors virement et fiches de paie)
– Contribue à l’organisation logistique des événements et temps forts de l’Association : commémorations, actions éducatives et citoyennes à l’échelle nationale et internationale, soirées, déjeuners, rencontres ; en lien avec l’Equipe, les administrateurs et le Bureau.
– Recherches d’informations diverses et variées à la demande de l’Equipe ou du bureau.
– Maintenir la fonctionnalité des locaux en lien avec l’agent de propreté et les services techniques. Achats et gestion des fournitures et du matériel.
Disponibilité du/ de la salarié(e) à être présent et à assurer la permanence dans les locaux de l’AfVT dans des circonstances exceptionnelles, y compris les week-ends et jours fériés.
Savoir (Connaissance)
Techniques de secrétariat
Techniques de classement de dossiers
Connaissance de l’outil informatique et des logiciels (Maîtrise de l’outil Pack-Office)
Techniques de recherche d’informations
Techniques de gestion de planning
Connaissance du fonctionnement d’une association
Techniques de prises de notes
Savoir-faire (Expérience)
Techniques d’accueil téléphonique
Techniques de secrétariat
Accueillir de manière courtoise et y répondre en adaptant son discours aux interlocuteurs
Savoir anticiper et gérer les tâches en respectant les priorités
Savoir travailler en équipe et faire remonter rapidement les informations aux responsables et aux collègues
Savoir saisir et renseigner les outils élaborés
Savoir -être (Comportement professionnel) :
Souci d’une image positive de l’Association
Rigueur, prise d’initiatives mesurées et partagées
Ecoute active et gestion de son stress
Adaptabilité, réactivité et dynamisme pour garantir la polyvalence au sein de l’Association
Discrétion, Aisance relationnelle et constance d’humeur
Sens de l’accueil du public de l’Association
Assiduité et ponctualité
Pour candidater, merci d’envoyer une lettre de motivation et votre CV à :
contact@afvt.org
